【導入事例 / 北海道電力様】役員会議の逐語録作成作業時間を約75％削減

ご導入先のご紹介

インタビュー

課題：役員10人の発言を、3〜4人で分担して文字起こし

Q. SecureMemoを導入する前は、役員会議の議事録をどのように作成していましたか？

役員が10人程度参加する会議をボイスレコーダーで録音し、終了後に「この役員の発言はあなた」と担当を割り振っていました。
3〜4人がそれぞれ音声を聞きながら文字を入力し、合計すると毎回約12時間を費やしていたと思います。

Q. 手作業で文字起こしをする中で、特に負担だったことを教えてください。

音声を聞いて文字を入力し、聞き取れなければ少し戻して、また再生する作業の繰り返しでした。
担当者によって、どこまで細かく発言を残すか、どのような表現に整えるかも異なり、完成した逐語録の品質にムラがありました。

Q. 日常的な会議ではなく、役員会議で詳細な記録が必要なのはなぜでしょうか？

日常会議はCopilotで要点やToDoを残せれば十分ですが、役員会議は「誰が何を言ったか」を最初から最後まで確認できる状態にする必要があります。
言った・言わないを後から確認できるよう、正式な記録に近い逐語録として残すことを重視しています。

選定理由：機密性の高い役員会議を、オフライン対応の環境で処理できる

Q. 法人向けの議事録サービスが複数ある中で、SecureMemoを選んだ理由を教えてください。

役員会議では機密情報を扱うため、クラウドへ音声をアップロードせず、スタンドアロンPC上で処理できるオフライン対応が重要でした。
SecureMemoはオンプレミス環境で利用でき、弊社のセキュリティや機密保持の方針に合わせられる点が大きかったです。

Q. クラウド型の議事録ツールとは、どのように使い分けていますか？

日常的な会議は、すでに社内へ導入しているCopilotの要約機能を使っています。
一方、逐語録としてしっかり残したい役員会議はSecureMemoを使い、会議の重要度や情報の機密性によって使い分けています。

Q. SecureMemoの文字起こし精度について、どのように評価していますか？

一番重要な文字起こしの部分が、きちんとできていることに満足しています。
国内ビジネスでの導入実績があり、官公庁やセキュリティを重視する組織でも使われている点は、社内で運用を検討する上でも安心材料になりました。

利用シーン：週2〜3回の役員会議で、議論部分だけを逐語録化

Q. 現在、どの部署の方がSecureMemoを利用していますか？

主な利用者は、私が所属している経営企画室の室員です。
他部署にも導入を周知しているため、噂を聞いた社員から「この会議でも使わせてほしい」と相談され、PCを貸し出すこともあります。

Q. どのような会議で、どの程度の頻度で利用していますか？

毎週開催される定例の役員会議と、別に実施される非定例の役員打ち合わせが中心です。
不定期の会議も実際には週に1回程度あるため、SecureMemoは合計で週2〜3回ほど使っています。

Q. 対面会議とオンライン会議の割合を教えてください。

現在は対面会議が約7割で、ハイブリッドまたはオンライン会議が約3割です。
コロナ禍が落ち着いて出社する社員が増えたため、役員会議も完全対面で実施するケースが多くなりました。

Q. 長時間の会議音声は、すべて文字起こししているのでしょうか？

録音自体は最初から最後まで行いますが、冒頭の資料説明は逐語録にする必要がないこともあります。
その場合はトリミング機能を使い、役員同士の議論が始まる部分だけを切り出して文字起こししています。

Q. 対面会議では、どのような機器を使って録音していますか？

ボイスレコーダーとYAMAHAのYVCを併用し、念のため二重で録音しています。
YVCは話者の切り替わりで冒頭の音が途切れる場合があり、広い会議室ではボイスレコーダーも小さな声を拾いにくいため、音声を比較して使っています。

導入効果：約12時間の作業を約3時間に短縮し、担当者も4人から1人へ

Q. SecureMemoの導入後、議事録作成の流れはどのように変わりましたか？

SecureMemoで文字起こしを行い、発言者や明らかな誤字脱字を修正してから、Copilotへ読み込ませて整形しています。
最後に内容を確認して関係者へ展開するところまで、現在はすべて1人で進められるようになりました。

Q. 作業時間は、導入前と比べてどの程度削減されましたか？

以前は3〜4人で合計約12時間かけていた作業が、今は1人で約3時間に収まっています。
単純計算では作業工数が約75％削減されており、数字にしてみると非常に大きな効果だと感じます。

Q. 工数以外に、導入によって改善した点はありますか？

担当者ごとに異なっていた文字起こしの粒度や表現が揃い、品質のムラが減りました。
SecureMemoの出力を共通の土台にしてCopilotで整形するため、以前よりも一定の品質で議事メモを作れるようになっています。

Q. 現在、文字起こし結果の修正にはどの程度の時間がかかっていますか？

1時間〜1時間半の会議から、議論部分を約40分文字起こしし、発言者や誤字脱字を整えるのに1時間強かかります。
その後のCopilotによる整形と最終確認を含めても、全体を2〜3時間程度で完了できます。

Q. 声紋による話者認識は、どの程度活用できていますか？

定例役員会議は固定メンバーが多いため、声紋を毎回使っています。
話者を外す割合は全体の1〜2割程度で、修正は必要ですが、手作業で一から発言者を割り当てるより負担は大幅に減っています。

組織内で活用を広げるために：予約制と施錠管理で、共有PCを安全に運用

Q. スタンドアロン版のPCは、社内でどのように共有していますか？

SecureMemoを入れたノートPC自体をOutlookの設備として登録し、社員が利用時間を予約して借りる運用にしています。
3月は会議が多く予約が重なることもありましたが、通常は大きく混雑せず利用できています。

Q. セキュリティを保つために、どのような社内ルールを設けていますか？

PCは共有物として施錠管理し、ネットワークへ一時接続する場合も「必ず有線で接続する」と決めています。
利用後は取り込んだ音声や作業ファイルを必ず削除するなど、機密保持を前提としたルールを設けています。

Q. 初めて利用する社員向けに、どのようなサポートをしていますか？

経営企画室で簡易版のマニュアルを作成し、PCの起動方法やSecureMemoの立ち上げ方から説明しています。
より詳しい操作を知りたい人には、Nishikaの公式マニュアルも案内し、必要に応じて確認してもらっています。

Q. 社内には、どのような方法で利用を周知しましたか？

まずメールで導入を案内し、社内ポータルへ簡易マニュアルを掲載しました。
役員会議での利用方法は参考例として共有していますが、会議の目的は部署ごとに異なるため、使い方を細かく制限してはいません。

Q. 複数部署へ貸し出す中で、アカウント運用に課題はありますか？

経営企画室内だけであれば共通アカウントでも問題ありませんが、他部署へ貸し出す場合は、役員会議のデータが残っていると使わせにくくなります。
今後は管理者用、経営企画室用、貸し出し用など、ユーザーアカウントを分けることも検討しています。

Q. スタンドアロン運用ならではの難しさを感じることはありますか？

施錠されたPCを取り出し、音声をインポートして使うため、日常的な会議では「そこまでして使うのは面倒」という意見もあります。
一方、役員会議のような重要な会議ではセキュリティ面のメリットが大きいため、用途に応じた使い分けが必要だと感じています。

今後の展望：議事メモを蓄積し、全社DXやAI活用につながるデータへ

Q. 今後、SecureMemoをどのように活用していきたいですか？

議事メモを早く、正確に作成するという当初の目的は達成できました。
次は、作成した議事メモを単に保存するだけでなく、構造化して蓄積し、他のAIから検索・活用できるデータにしていきたいです。

Q. 議事録をナレッジとして活用する上で、現在取り組んでいることはありますか？

文字起こしに限らず、社内の非構造化データをSharePointやBoxへ保存し、Power BIなどで検索する試行を進めています。
過去と同じ議題を何度も話し合うのではなく、以前の会議内容を組織のノウハウとして再利用できる状態を目指しています。

Q. 今後の機能として、特に期待しているものを教えてください。

文字起こしの修正履歴を次回の変換へ反映するパーソナライズ校正は、まさに欲しかった機能です。
発言者の不自然な切り替わりや社内用語の修正が減れば、導入効果をさらに高められると思っています。

Q. 全社的には、どのような場面まで音声認識やAIの活用を広げたいですか？

株主総会や記者会見で、質問をリアルタイムに認識し、過去のQ&Aから回答候補をすぐ表示できる仕組みにも可能性を感じています。
音声を議事メモに変えるだけでなく、会議中の判断や回答を支援するAIアシスタントへ発展すると、活用の幅が広がると思います。

Q. 社内でのSecureMemoの利用範囲について、今後どのように考えていますか？

社内には、まだ同じような議事メモ作成の負担を抱えている部署があると思います。
せっかく導入したツールなので、機密性の高い会議や詳細な記録が必要な部署には積極的に紹介し、全社DXの取り組みにつなげていきたいです。

ご協力ありがとうございました！

渋川様、このたびはSecureMemoの具体的な運用方法や、役員会議の議事録作成で得られた効果、今後のAI活用について詳しくお聞かせいただき、誠にありがとうございました。

※本記事はインタビュー内容をもとに編集・構成しています。公開にあたり、一部表現を調整しています。