[導入事例/ソフラ様]オンプレミスでヒアリングの文字起こし工数を1/3に削減

インタビュー企業様の紹介

ソフラ株式会社様は、お客様の基幹システムの企画提案から設計、開発、運用サポートまでを一貫して手掛ける独立系システムインテグレーター（SIer）です。

今回は、社内の文字起こし業務を一手に担われている経営管理部の長谷川様に、SecureMemo導入の背景や効果についてお話を伺いました。

インタビュー詳解

導入の背景と選定理由

Q. まず、導入を検討された背景を教えてください。

もともとは、セキュリティ上の観点から社内のICレコーダーを刷新する話が出たことがきっかけでした。

当初は「文字起こし機能付きのICレコーダー」も検討したのですが、数十台規模で導入するにはコストが非現実的でした。そこで、ICレコーダーと文字起こしツールを分けて検討することになり、ツール探しが始まりました。

それまでの文字起こし業務は、各部署の若手社員が音声を再生しながら手作業で行っていました。3時間ほどの会議だと、他の業務と並行しながら数日かけて作成することもあり、非常に負担が大きかったんです。

Q. SecureMemoを選定された決め手は何でしたか？

第一条件として「オンプレミス環境で利用できること」が必須でした。

弊社はお客様の機密情報や社内秘の情報を扱うため、データをクラウドにアップロードすることには懸念がありました。そのため、クラウド型ではないツールを探していたところ、SecureMemoを見つけました。

その上で、デモ版を利用して「精度の高さ」と「処理スピード」を確認できたのが決め手です。

特にGPU搭載のPCを使用した場合、1時間の音声なら他の作業をしている間に20分程度で文字起こしが完了してしまうスピード感には驚きました。これなら時間的コストを大幅に削減できると確信しました。

加えて、操作性（UI）も非常に分かりやすかったです。実は最初、マニュアルの存在に気づかずに使い始めたのですが、設定項目がシンプルで、感覚的に「こうすればいいのかな」というのが分かるデザインだったので、迷うことなく使えました。多機能でも設定が複雑だと分かりにくいですが、SecureMemoは非常に使いやすいと感じましたね。 これらの理由から、導入を決定しました。

利用シーンと運用体制

Q. 現在の利用シーンと、運用体制について教えてください。

利用頻度が最も多いのは開発チームで、全体の約8割を占めています。

主な用途は、システム導入事例記事を作成するためのお客様へのヒアリング（インタビュー）や、社内でのプログラムに関する打ち合わせ、要件定義の記録などです。運用としては、私が所属する業務チームで全社の依頼を一括して引き受けています。

社内のワークフローシステム（業務連絡書）を通じて依頼が来たら、指定された共有フォルダにある音声データを取り込み、私がSecureMemoで文字起こしを行います。生成されたテキストデータは再び共有フォルダに格納し、依頼者に完了報告をするという流れです。申請時に保管先やファイル名、希望納期に加えて、出力形式（CSVやWordなど）や話者判別機能の有無も指定する効率的なシステムが確立されています。

また、私の部署では毎週の「全社朝礼」も録音・文字起こししています。生成されたテキストを目立つ誤字だけ修正して担当者に渡すことで、社内報（Word資料）の作成業務も効率化できています。

Q. お客様との打ち合わせを録音する際は、どのように対応されていますか？

必ず事前にお客様に「録音させていただきます」とお声がけし、許可をいただいています。

録音した内容は後ほど議事録として共有することで、お互いの認識齬齬や「言った言わない」のトラブルを防ぐことができます。お客様側にとってもメリットがあるため、スムーズにご了承いただけています。

導入後の効果について

Q. 導入後、どのような効果を実感されていますか？

例えば、3時間のお客様ヒアリングの場合、以前は数日かかっていた作業が、今では従来の1/3から1/4程度の時間で完了しています。

また、私自身も他の社員も特に気に入っているのが、「テキストをクリックすると、その部分の音声が再生される機能」です。手作業の時は、聞き取れない部分があると何度も巻き戻して再生位置を探すのが大変でしたが、SecureMemoならピンポイントで聞き直せるので、修正作業が非常に楽になりました。

何より、「一から自分で文字起こしをしなくていい」というのが最大の効果ですね。精神的にも業務負荷的にも、非常に助かっています。

今後の活用と展望について

Q. 今後の活用について、機能面でのご要望などはありますか？

特定の頻出する話者の声をAIが学習して、その人の癖に合わせた変換をしてくれる機能などがあると嬉しいですね。単語登録機能は活用していますが、文脈に合わせた変換精度がさらに向上することにも期待しています。

貴重なお時間をくださりありがとうございました！

※本記事の内容はインタビュー実施時点の情報に基づきます。記事化にあたり一部編集・要約を行っておりますが、回答者のご確認を得た上で掲載しております。