【導入事例 / 一般社団法人 全国信用保証協会連合会様】手打ち中心だった議事録作成を見直し。SecureMemoで議事録作成の前段業務を大幅に効率化

ご導入先のご紹介

一般社団法人全国信用保証協会連合会様では、2025年12月よりSecureMemoを導入し、業務上、正確な記録が求められる会議録の作成や文字起こし業務の効率化に活用されています。

インタビュー

課題：録音データをもとに、手作業で議事録を作成

Q. SecureMemo導入前は、どのように議事録を作成していましたか？

導入前は、基本的に手入力で議事録を作成していました。ICレコーダーで録音した内容を聞き返しながら、必要な発言を拾ってまとめる形です。会議の数も多いですし、関係機関との打ち合わせでは後から発言内容を正確に確認したい場面も少なくありません。そのたびに録音を聞き直して文章にしていくのは、かなり手間がかかっていました。

特に大変だったのは、録音した音声を聞きながら文字に起こすことはできないため、一度止めて文字を打ち、多少巻き戻してまた音声を聞くというのを繰り返す必要があり、聞き取れないと巻き戻して聞く作業を何度も行う必要があったことです。音声の品質はあまりよくないものが多いので、文字に起こすだけでも会議時間の何倍もかかっていました。そこから、文章を整え、議事録として要点を整理しまとめる必要があり、本来であればそちらに時間をかけたいのですが、文字に起こすだけの作業にかなりの時間を取られていました。

Q. 以前から文字起こしツールは検討されていたのでしょうか？

はい。実は過去にも音声認識系の仕組みを導入したことはありました。ただ、そのときはセッティングがかなり煩雑で、専用の機材構成や編集環境が必要でした。準備に手間がかかると、どうしても日常的に使う仕組みにはなりにくいんです。

加えて、音声品質への依存も大きく、少し音声品質が悪いだけで認識精度が大きく低下するため、適切な音響設備があり、その設備から直接録音する必要がありました。そのような会議や打ち合わせは少なく、文字起こし対象のメインは、音声品質が悪いICレコーダーで直接録音したものがほとんどだったため、使える機会が少なく全体に広がって定着するところまではいかなかったですね。

選定理由：「カタログ上の精度」ではなく「利用現場での精度」を重視した

Q. 今回、SecureMemoの導入を検討されたきっかけは何でしたか？

きっかけは展示会です。他社サービスの情報収集や比較検討も行ったうえで、操作性や実用的な認識精度、オンプレミス運用への適合性を踏まえて導入を判断しました。

Q. 比較検討の中で、特に重視していたポイントは何ですか？

一番重視したのは、実際に利用する現場での認識精度です。音声品質がよいときの認識精度がよいのは当然のことながら、実際の利用現場では“音が小さい”、“ノイズが入る”などの品質が悪い音声が多いため、そのような音声でも精度が大きく落ちないことが重要です。

また、どんなに精度が高くても認識精度が100%ということはあり得ないので、認識結果の確認・修正のしやすさや、誰でも迷わず使えることも重視していました。業務の効率化が導入する一番の目的であるため、認識にかかる時間とその後の編集時間を考えると今までと大差がなかったり、使うための学習や準備が大変だったりすると、コストをかけて導入する意味が薄れてしまいます。

過去に、“カタログ上は”認識精度が高く使いやすいものでも利用を広めることができなかった経験から、まずは実際の利用現場で明確に効果が感じられる認識精度と、利用するためのハードルが低く誰でも容易に使えることが重要なポイントでした。

また、クラウドサービスのように利用時間に制限がなく、サーバーのリソースが許す限り無制限で利用できるのもポイントでした。便利であれば便利であるほど、利用者や利用する場面が増えることが予想されます。クラウドサービスなどでは文字起こしや要約の時間制限があり、利用量が増えるほど追加コストなどが発生する場合があります。今後、利用者や利用場面が増えることを考えると、時間を気にせず使えることは大きなポイントでした。

利用シーン：「正確に振り返りたい会議」から「日常の打ち合わせ」まで幅広く活用

Q. 現在はどのような場面で利用されていますか？

利用が多いのは、関係機関との打ち合わせを行っている部署です。発言内容をきちんと残したい場面や、すぐに議事録のとりまとめを行いたい場面で活用しています。

対面会議だけでなく、Web会議でもよく使っています。近年はWeb会議が一般的になったことから、気軽にオンラインで会議や打ち合わせが行われるため、文字起こしの機会が増えておりますし、録画したデータでもそのまま文字起こしに回せるのは便利です。また、SecureMemoのアプリで音声をミキシングして録音できるため、Web会議を行っているパソコンで同時に録音や文字起こしができる点も非常に便利だと思います。

関係機関との打ち合わせや会議では、「あとで正確に振り返れる状態にしておきたい」というニーズが高いので、活用の幅はかなり広いですね。

また、今まではあまり議事録を作成していなかった日常の打ち合わせでも使用するようになってきています。文字にしておくことで検索することも容易ですし、相手と認識の相違があってもすぐに確認すことができるため、“とりあえず文字起こしする”ようになってきています。これは、日常の打ち合わせであれば修正しなくても十分な認識精度があり認識時間もかなり早いため、文字起こしにかかる手間がほとんどないからだと思います。

Q. どのように使うと、特に効果が出やすいですか？

連合会では、最終版をそのまま自動生成するというより、議事録のたたき台を素早く作る使い方が合っていると感じています。会議が終わったあとに、まず発言内容をある程度の精度で可視化できるだけでも、その後の整理が非常にしやすくなります。

導入効果：「たたき台」がすぐできることで、前段業務を70％以上効率化

Q. 導入後、どのような効果を感じていますか？

一番大きいのは、やはり議事録作成の入口がかなり楽になったことです。以前は録音を聞き返しながら手入力で起こしていたので、最初のたたき台を作るまでに時間がかかっていました。今は文字起こし結果が先に出てくるので、ゼロから書き始める必要がありません。これは現場にとってかなり大きいです。

検証時には、十分な環境を用意できなかったにもかかわらず、文字起こし結果の修正量は体感で約3％、修正時間は録音時間の約70％程度という報告もあり、議事録作成の入口にあたる作業の大部分で効率化が期待できると感じています。もちろん、最終的な議事録は用途に応じて人が整理し直しますが、その前の負荷が大きく減ったことで、全体の作業スピードはかなり改善しました。

Q. 音声品質の面ではいかがでしたか？

現場では、いつも理想的な録音環境が用意できるわけではありません。ICレコーダーで直接録音することも多いですし、会議室の広さや発言者によって、録音音質にばらつきが出ることもあります。

その中でも、SecureMemoは比較的安定して使えています。音声品質が悪いと誤変換は増えますが、想像以上に認識でき、そのままでは音が小さく過ぎて、人が聞いてもよく聞き取れないぐらいの音声でも文字起こしできたときは驚きました。録音環境が万全でない現場でも使いやすいのは、大きなメリットだと思います。

組織内で活用を広げるために：ルールを整え、安心して使える運用へ

Q. 導入後、組織内で利用を広げるために工夫されたことはありますか？

ライセンスを有効活用するため独自の運用マニュアルを作成し、マニュアルを確認してから利用申請をしてもらい、申請した職員にアプリを案内する形で運用しています。自由に使える状態にしてしまうと、ライセンスの使い方や運用ルールが守られない可能性があるため、事前に使い方を確認してもらうことを重視しています。

また、ライセンスにつける名前を工夫することで、限られたライセンスを効率よく使えるようにしています。利用状況も確認しながら、必要に応じて注意喚起やマニュアルの見直しを行っています。

単にツールを導入するだけでなく、使い方のルールを整えることで、組織内で安心して利用できる環境づくりにつなげています。

Q. 今後、SecureMemoをさらに活用できそうだと感じる点はありますか？

文字起こし結果を議事録作成の参考にするだけでなく、要約機能を使って会議全体の内容を把握する活用にも可能性を感じています。

1時間ほどの会議でも数分で文字起こしから要約までできるため、議事録としてまとめ直す前に、まず「全体としてどのような内容だったのか」を確認する参考情報として使いやすいと感じています。また、カスタム要約機能を利用し各個人で使いやすい形に要約することも可能なため、より自分たちに合った要約をすることが可能となるため、要約機能の利便性が向上することを期待しています。

文字起こし結果と要約をあわせて確認することで、会議後の内容整理や議事録作成をより進めやすくなる点は、今後さらに活用できそうなポイントです。

ご協力ありがとうございました！

本記事の作成にあたり、インタビューを快くお引き受けくださった一般社団法人全国信用保証協会連合会様、長谷井様に心より御礼申し上げます。

※本記事はインタビュー内容をもとに編集・構成しています。公開にあたり、一部表現を調整しています。